檔案管理制度

淮北市人力資源服務(wù)有限責(zé)任公司

檔案管理制度

一、目的

為規(guī)范檔案管理，保證歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性，發(fā)揮檔案材料的作用，特制定本管理制度。

二、范圍

本制度適用于公司文件登記、整理、保管、借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理工作。

三、職責(zé)

3.1 行政人事部為檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)檔案資料的日常管理工作。

3.2 各部門負(fù)責(zé)收集文件資料，按制度時(shí)間及時(shí)歸檔。

四、內(nèi)容

1、 納入檔案管理的范圍

1.1 公司《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》、《勞務(wù)外包許可證》、《人力資源服務(wù)許可證》、《銀行開戶許可證》、《機(jī)構(gòu)信用代碼證》等證照。

1.2 公司公司章程、公司章程修正案、股東會(huì)議決議、公司管理制度、公司年度總結(jié)、審計(jì)報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、通知等。

1.3 各類登記表、審批表、備案表、公司有關(guān)證照資質(zhì)年審上報(bào)材料等。

1.4 公司員工、勞務(wù)外包員工、崗位外包員工等人事檔案等。

1.5 各類經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議書、意向書、約定書和各種對(duì)外文件范本等。

1.6 各類登記臺(tái)賬、交接單、簽收單等；

1.7 財(cái)務(wù)原始憑證等

1.8 其他重要資料等。

2、文件檔案的管理

2.1 公司制度、通知等進(jìn)行編號(hào)，經(jīng)傳閱后進(jìn)行歸檔保存，以備隨時(shí)查閱。

2.2 業(yè)務(wù)項(xiàng)目完成后一周內(nèi)，負(fù)責(zé)人或其指定的專人按歸檔要求，將本項(xiàng)目文件檔案形成完整的文件盒歸檔。

3、文件檔案保管方式

3.1 公司紙制文件保管要求按類別裝盒，按照文件內(nèi)容列出明細(xì)表。如果一個(gè)文件盒容納不下，可形成多個(gè)文件盒。文件夾的外面貼好標(biāo)識(shí)，注明項(xiàng)目名稱、編號(hào)。編號(hào)為 2020—01 XX 公司，前面為年月，后面為外包公司名稱。

3.2 文件盒在文件柜中劃定固定位置，按編號(hào)的順序排列歸檔管理。

3.3 檔案日常按分類歸各部門具體負(fù)責(zé)管理，定期歸檔交由行政人事部管理。

4、文件資料的借閱

4.1 文件柜由行政人事部保管，查閱文件后要按原來順序重新歸位。如需查閱文件或復(fù)制資料，須經(jīng)行政人事部登記。

4.2 公司員工外出需要攜帶文件原件，由本人經(jīng)行政人事部登記后方可借出，文件完整歸還后備注返回日期。

4.3 借閱文件用完后要及時(shí)歸還，一般不得超過一周。如果去外地公出攜帶文件原件，歸還日期可根據(jù)出差日期而定，公出結(jié)束上班后 3 日內(nèi)歸還。保管人員有權(quán)催促借閱者及時(shí)歸還文件。

5、文件資料的保管期限

公司文件保管期為永久、長(zhǎng)期和短期三種，長(zhǎng)期為 5-10 年，短期為 5 年以下。證件類等為永久；剩余視具體情況而定。

6、其他

6.1 正在辦理過程中的各類業(yè)務(wù)沒有結(jié)論性意見，或未完成審批過程形成的材料（如只參加工傷保險(xiǎn)的勞動(dòng)合同、正在辦理工傷申報(bào)、傷殘等級(jí)鑒定、各項(xiàng)待遇審批表、尚未處理的勞動(dòng)爭(zhēng)議材料等）由業(yè)務(wù)部門管理。

6.2 業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中經(jīng)常使用的《工資手冊(cè)》、《失業(yè)保險(xiǎn)手冊(cè)》、《各類銀行業(yè)務(wù)回單卡、查詢卡、收款卡》、《發(fā)票認(rèn)購簿》、《發(fā)票》等由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理。

6.3 建立原始憑證移交簽收制度，對(duì)于不符合要求的原始憑證行政人事部有權(quán)拒絕接收，待符合要求后辦理移交手續(xù)。

6.4 已經(jīng)入檔的原始憑證原則上不得帶出檔案室，對(duì)于辦理業(yè)務(wù)使用頻率較高，經(jīng)常需要提供有關(guān)原始憑證復(fù)印件的各業(yè)務(wù)部門要做好留存復(fù)印件的準(zhǔn)備。

6.5 公司所有文件每年年底進(jìn)行一次清理工作，要求全體員工參加，包括個(gè)人保管的文字資料都要進(jìn)行清查，該歸檔的辦理歸檔手續(xù)，該銷毀的統(tǒng)一處理。清查的重點(diǎn)是無效文件，避免其給工作造成不必要的錯(cuò)誤。

6.6 公司所有文件每年年底進(jìn)行一次清理工作，要求全體員工參加，包括個(gè)人保管的文字資料都要進(jìn)行清查，該歸檔的辦理歸檔手續(xù)，該銷毀的統(tǒng)一處理。清查的重點(diǎn)是無效文件，避免其給工作造成不必要的錯(cuò)誤。

7、處罰

公司各部門若未及時(shí)歸檔上交的，經(jīng)行政人事部催交仍無理由拖延不交的，處以50 元/次罰款；凡借閱未及時(shí)歸還的，經(jīng)行政人事部催交仍無理由拖延不還的，處以50 元/次罰款；凡借閱遺失或泄露商業(yè)機(jī)密者，視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。